En un mundo cada vez más digital y globalizado, la prestación de servicios profesionales también se ha adaptado a las nuevas tecnologías. En diferentes partes del mundo, los notarios públicos y corredores públicos, quienes tradicionalmente han dependido de transacciones presenciales y documentos físicos, están aprovechando la revolución digital para ofrecer sus servicios en línea. En este artículo, exploraremos algunos pasos que un notario público o corredor público puede tomar para comenzar a brindar servicios en línea, garantizando la seguridad, la legalidad y la eficiencia en un entorno virtual.
Antes que nada, determina qué tan en línea estás dispuesto a convertir tu servicio
Como notario público o corredor público, es importante evaluar cuán dispuesto estás para ofrecer tus servicios en línea. Si bien la comunicación con los clientes a través de aplicaciones de mensajería como WhatsApp o recopilación de datos en línea puede ser una práctica común, la firma de documentos en línea puede requerir una consideración adicional. Es crucial sopesar la regulación actual en tu jurisdicción y la demanda de tus clientes para determinar hasta qué punto estás dispuesto a llevar tus servicios en línea.
Capturar Información de Clientes en Línea Mediante Formularios
Los formularios en línea son herramientas digitales para recopilar información de manera estructurada en la web, reemplazando el papel y simplificando la recopilación de datos en diversos contextos, como registros, encuestas y solicitudes.
Este es uno de los pasos más fáciles de implementar y el primero que deberías de considerar. Todo tipo de negocios ya lo hacen y es especialmente útil para los notarios públicos y corredores públicos, ya que manejan un volumen muy elevado de información personal en su operación.
Aquí hay algunas consideraciones a tomar al implementarlos:
- Amigables: Estos formularios deben ser fáciles de completar y presentar una interfaz amigable para los clientes.
- Seguridad de Datos: Asegúrate de que los formularios sean seguros y cumplan con las regulaciones de protección de datos.
- Verificación de Identidad: Utiliza formularios para verificar la identidad de los clientes. Puede ser necesario solicitar copias escaneadas de documentos de identificación o utilizar preguntas de seguridad para garantizar que los clientes sean quienes afirman ser.
- Consentimiento y Aprobación: Asegúrate de que los clientes comprendan y aprueben el uso de su información personal según las regulaciones aplicables. Los formularios pueden incluir declaraciones de consentimiento y políticas de privacidad.
Hay un sin fin de herramientas que te pueden ayudar a hacer esto (Typeform, JotForm, Google Forms) pero nosotros en Nuvigant te podemos ayudar a hacer este proceso más simple, ya que sabemos cuáles son tus necesidades como fedatario y tenemos formularios preestablecidos específicamente para ti. Agenda una demo sin compromiso con nosotros si te gustaría platicar más a fondo de esto.
Permítele a tus clientes agendar citas en línea
Muy probablemente ya estés utilizando alguna herramienta de calendario, por ejemplo la de Google Workspace o la de Microsoft Outlook. Pero sabías que existen herramientas que te permiten compartirle una liga a tus clientes para que ellos mismos agenden en tu calendario alguna cita.
Esto puede ser muy muy útil para la persona que lleve la parte comercial dentro de tu operación. Por ejemplo, te comparto la mía, te invito a agendar en mi calendario para platicar sobre cómo podemos ayudarte a implementar todas estas tecnologías dando clic aquí.
Empieza a administrarte en línea
Es importante tener un lugar centralizado donde tengas un registro de todo lo que pasa en tu oficina. Esto puede ser desde una libreta física, un Excel o hasta un sistema en la nube que te ayude con esto. Algunas de las ventajas de esto último son:
- Tienes toda tu operación en un solo lugar al que puedes acceder de donde sea.
- Seguridad de la información: Si tu sistema está en la nube, no dependes de tu servidor o computadora personal. En cualquier momento, si tu equipo computacional se descompone o cuando cambias de computadora, ya tienes la información de nuevo a la mano.
- Servicio al cliente: el permitirle a tu equipo entero saber qué está pasando en todas tus operaciones les dará la posibilidad de atender a tus clientes de una manera más puntual y eficiente.
- Se integra con tus otras herramientas en línea: un software de gestión puede permitirte integrar todos tus procesos informáticos. Por ejemplo, puede usar la información de tu cliente que capturas en tus formas en línea para facturar o para generar tus documentos Word a partir de machotes (platillas).
Hay muchos sistemas de administración, pero muy pocos se ajustan al trabajo de un fedatario público. Menos aún funcionan completamente en la nube. Nuestro sistema de administración en la nube para fedatarios públicos te puede ayudar con eso. Te invitamos a ver una demo del sistema llenando este formulario
Implementar Firmas Electrónicas y Verificación de Identidad
Las firmas electrónicas son una solución innovadora que permite a los clientes firmar documentos de manera electrónica, eliminando la necesidad de trámites en papel. A través de una plataforma de firma electrónica segura, los clientes pueden poner su firma de manera digital en los documentos pertinentes.
La legalidad de las firmas electrónicas puede ser un tema controversial en algunas jurisdicciones, pero estas son la clave final para permitir que tus clientes realicen todo el proceso en línea, lo que resulta en una experiencia más ágil y conveniente.
Si decides ofrecer firmas en línea o si optas por esperar a que la regulación sea más clara depende del nivel de riesgo que tú y tus clientes estén dispuestos a tomar. Lo que sí te puedo decir, es que México está avanzando en este tema y ya se han llevado a cabo firmas ante notario y corredor de constituciones de sociedad, fideicomisos e incluso compraventas de inmuebles de manera completamente remota. En algunas de ellas incluso hemos participado nosotros (como observadores o intermediario de firma). Claro, falta ver que se vaya a litigio y ver la opinión de los jueces, pero este tema va avanzando en nuestro país.
Es fundamental mantenerse actualizado sobre las leyes y regulaciones en tu área y estar en conformidad con las mismas al implementar firmas electrónicas en tus servicios. La capacidad de ofrecer firmas electrónicas y la verificación de identidad es lo que permite a tus clientes completar sus trámites de manera íntegra en línea, lo que puede marcar la diferencia en la experiencia del cliente y la eficiencia de tus operaciones.
Promoción y Marketing
De nada sirve hacer todos los pasos anteriores si nunca nadie visita tu página web. Utiliza estrategias de marketing digital, como publicidad en línea, redes sociales y optimización de motores de búsqueda, para aumentar la visibilidad de tu negocio en línea.
Para esto puede ser útil contratar a alguna agencia de publicidad que te ayude con esto, ya que hay muchas maneras de hacer esto y todas tienen diferentes costos y beneficios.
En conclusión, la prestación de servicios de notario público o corredor público en línea es una oportunidad emocionante para modernizar y expandir tu negocio. Sin embargo, es esencial que se sigan las regulaciones legales y que se garantice la seguridad y la autenticidad en cada transacción. Al adoptar la tecnología y desarrollar procesos sólidos, los notarios públicos y corredores públicos pueden brindar servicios en línea de manera eficiente y confiable, satisfaciendo las necesidades de una sociedad cada vez más digital.
Nosotros en Nuvigant nos enfocamos en ayudar a los fedatarios públicos a empezar a incursionar en esta nueva era de tecnología. Te invitamos a agendar una demo con nosotros, donde podemos platicar sobre las diferentes funciones que quisieras digitalizar en tu operación.