Gastos a Cuenta de Terceros para Notarios

En la práctica notarial, es común que los clientes entreguen a los notarios públicos sumas de dinero para que éstos realicen pagos de impuestos, derechos o servicios a nombre de los clientes, es decir, gastos por cuenta de terceros. Sin embargo, surgen las preguntas:

• ¿Ese dinero recibido por el notario se considera ingreso propio para efectos fiscales?
• ¿Qué debe hacer el notario para demostrar que no es ingreso acumulable?
• ¿Sirve el CFDI con complemento para que el cliente deduzca o acredite el gasto?
• ¿Es suficiente un recibo simple si no se emite el complemento ni se solicita la factura?

Este artículo responde estas preguntas, exponiendo los fundamentos legales y procedimientos aplicables conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR) y la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) vigente.

Antes de continuar, es importante aclarar que nosotros no somos contadores públicos. Las conclusiones aquí expuestas se elaboraron en consulta y colaboración con diversos contadores que asesoran notarías en distintos estados de la República Mexicana; sin embargo, este documento no constituye una opinión profesional ni nos hacemos responsables del uso que se le dé a la información.  Hemos escuchado igual opiniones de fuentes confiables que se contradicen entre ellas. Te recomendamos consultar siempre a tu contador o asesor fiscal para casos concretos.

1. Fundamento Legal en la Ley del ISR de los Gastos a Cuenta de Teceros

La Ley del ISR regula los ingresos que deben acumular las personas físicas por actividades empresariales y profesionales. En particular, el artículo 101, fracción IV establece:

“Artículo 101. … Se consideran ingresos acumulables por la realización de actividades empresariales o por la prestación de servicios profesionales, además de los señalados en el artículo anterior y en otros artículos de esta Ley, los siguientes:

…

IV. Las cantidades que se perciban para efectuar gastos por cuenta de terceros, salvo que dichos gastos sean respaldados con comprobantes fiscales expedidos a nombre de aquél por cuenta de quien se efectúa el gasto.”

En otras palabras:
Si el notario recibe dinero para hacer gastos por cuenta de un cliente, no será ingreso acumulable siempre que pueda demostrar que dichos pagos fueron efectivamente por cuenta del cliente y cuenta con los comprobantes fiscales correspondientes a nombre del cliente.

2. Procedimiento en la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF): Regla 2.7.1.42

La Regla 2.7.1.42 de la RMF establece el procedimiento específico para que los notarios (y otros intermediarios) acrediten ante la autoridad fiscal que el dinero recibido para pagos por cuenta de terceros no es ingreso propio:

“Para los efectos de los artículos 29 y 59 del CFF, así como 18, fracción VIII, 90, octavo párrafo y 101, fracción IV de la Ley del ISR, los fedatarios públicos, agentes aduanales o agentes navieros podrán acreditar que no son ingresos acumulables para ellos, las cantidades que reciban de los contribuyentes para realizar erogaciones por cuenta de estos a un tercero por concepto de pago de contribuciones, productos, aprovechamientos y sus accesorios, así como bienes y/o servicios, siempre que expidan el CFDI por los ingresos que perciban por la prestación de servicios otorgados, con el complemento “Identificación del recurso y minuta de gasto por cuenta de terceros”, a que se refiere la regla 2.7.1.12., y además recaben la documentación comprobatoria que ampare el gasto, como puede ser CFDI, recibos oficiales, CFDI de operaciones con el público en general o comprobantes emitidos por residentes para efectos fiscales en el extranjero sin establecimiento en México y, en su caso, sean reintegrados efectivamente al contribuyente.”

Resumiendo los requisitos:

• El notario debe expedir un CFDI por sus honorarios.
• Puede utilizar el complemento “Identificación del recurso y minuta de gasto por cuenta de terceros” al recibir dinero para pagar por cuenta del cliente.
• Debe recabar los comprobantes fiscales (CFDI, recibos oficiales, etc.) a nombre del cliente por los pagos realizados.
• Si el notario emite el complemento de gastos a cuenta de terceros, puede eficientizar al no tener que solicitar la factura de la dependencia de gobierno, solo que tendrá que conseguir algún otro comprobante como lo puede ser el recibo oficial (siempre y cuando el cliente no necesite deducir estos gastos).
• Cualquier sobrante de dinero debe ser devuelto al cliente antes del fin del ejercicio fiscal (o a más tardar el 31 de marzo si el recurso se entregó en diciembre).
• Si no cumple con lo anterior, el dinero se considerará ingreso propio y deberá emitir el CFDI correspondiente por esa cantidad.

3. ¿El CFDI con gastos a cuenta de terceros sirve para que el cliente deduzca el gasto?

NO.
La propia regla 2.7.1.42 establece:

“…el complemento ‘Identificación del recurso y minuta de gastos por cuenta de terceros’ únicamente es de carácter informativo para la autoridad fiscal por lo que no puede ser usado por los contribuyentes para soportar deducciones o acreditamientos.”

En síntesis:

• El complemento sólo es para que el SAT sepa que el notario recibió y usó el dinero de su cliente para pagos de terceros, y así ese dinero no cuente como ingreso propio del notario.

• No sirve para que el cliente deduzca ese gasto.
  Para que el cliente pueda deducir el gasto o acreditar impuestos, debe tener el CFDI a su nombre emitido por la dependencia o proveedor correspondiente.

4. ¿Qué pasa si el cliente no solicita los comprobantes a su nombre?

Si el notario no obtiene los comprobantes fiscales a nombre del cliente, NO podrá acreditar completamente que ese dinero es sólo para gastos de terceros y, en caso de revisión, el SAT podría considerarlo ingreso propio para el notario.
Por eso la regla enfatiza la necesidad de recabar la documentación comprobatoria.  Aunque aquí cabe mencionar que los siguientes documentos puedes servir como documentación comprobatoria:

CFDI, recibos oficiales, CFDI de operaciones con el público en general o comprobantes emitidos por residentes para efectos fiscales en el extranjero sin establecimiento en México y, en su caso, sean reintegrados efectivamente al contribuyente

5. ¿Es suficiente un recibo simple si no se emite el complemento ni se solicita la factura?

No, un recibo simple no es suficiente para desvirtuar que el dinero es ingreso propio si no se cumplen los requisitos fiscales:

• La Ley del ISR, artículo 101, fracción IV, es clara al señalar que solo se exceptúan como ingreso las cantidades “respaldadas con comprobantes fiscales expedidos a nombre de aquél por cuenta de quien se efectúa el gasto”.

• La Regla 2.7.1.42 de la RMF exige que se expida el CFDI con complemento y que se obtenga la documentación comprobatoria (CFDI, recibos oficiales, etc.) a nombre del cliente, esto da a entender que un recibo simple sumado con el complemento sería suficiente.

• Un recibo simple, emitido por el notario o un tercero que no tenga validez fiscal o que no esté a nombre del cliente, no cumple con los requisitos de la ley ni de la regla miscelánea.

Excepción:

Solo los recibos oficiales emitidos por autoridades o dependencias, con validez fiscal y a nombre del cliente, pueden servir en ciertos casos. Sin embargo, el complemento y los CFDI siguen siendo el medio ordinario y seguro para acreditar ante el SAT que los recursos no son ingresos propios.

6. ¿En qué casos sí puede deducir el cliente?

Si el cliente desde el inicio del servicio le informa al notario que requerirá los comprobantes a su nombre para efectos de deducción o acreditamiento, el notario debe seguir el procedimiento de la regla 2.7.1.12. (que implica requisitos adicionales para que el CFDI sea válido para deducción), no solamente el de la 2.7.1.42.

7. Resumen Práctico

8. Fundamentos legales citados

• Ley del Impuesto sobre la Renta:
  Artículo 101, fracción IV

• Resolución Miscelánea Fiscal 2024:
  Regla 2.7.1.42
  DOF 29 de diciembre de 2023

Conclusión de gastos a cuenta de teceros

El uso del complemento “Identificación del recurso y minuta de gasto por cuenta de terceros” permite al notario acreditar ante el SAT que los recursos recibidos para realizar pagos por cuenta de terceros no constituyen ingresos propios, siempre que cumpla el procedimiento y obtenga los comprobantes a nombre del cliente.  Esto puede hacer la operación de la notaría más sencillo, ya que el notario podrá usar el recibo que genera la dependencia de gobierno y no solicitar la factura.

Hay que decir muy claro, esto es lo que se da a entender en la ley y la RMF.  Sin embargo en la práctica, no hemos visto que nadie se evite pedir las facturas de las dependencias de gobierno amparándose con el complemento de gastos a cuenta de terceros.  Puede ser una opción para explorar, sobre todo si pedir estas facturas te toma mucho tiempo.  A nuestro parecer y de varios contadores de notaría, pedir el recibo y hacer el nodo sería suficiente, pero eso es algo que queda a criterio de cada quien.

No olvidemos, este complemento no otorga al cliente derecho a deducción o acreditamiento fiscal. Por lo que solo pudiera usarse en casos donde el cliente no solicite sus facturas.

Si el notario no expide el complemento ni obtiene los comprobantes fiscales exigidos, un recibo simple no es suficiente para desvirtuar que el dinero es ingreso propio, lo que puede generar contingencias fiscales para el notario.

Actualización CFDI 4.0:
A partir de la versión 4.0 del CFDI, el SAT eliminó el complemento “Identificación del recurso y minuta de gasto por cuenta de terceros” y lo sustituyó por el nodo <ACuentaTerceros>, el cual debe colocarse directamente dentro de cada concepto de la factura. Así, los pagos realizados por cuenta de terceros ahora se identifican de forma individual en el XML de la factura, sin necesidad de un complemento adicional.  Esto es solo de importancia técnica, aplica igual todo lo mencionado en este artículo.