50 KPI’s para abogados

50 KPI’s para abogados

“Sin datos duros solo eres una persona dando una opinión”.

En el mundo empresarial actual, donde la analítica juega un papel clave en la gestión del rendimiento y la distribución estratégica de recursos, no se trata de “si” deberían instituirse indicadores clave de rendimiento (KPI’s), sino de “cuándo”, “cuáles”, ” cómo y por qué.”

Los KPI’s no son algo para apresurar o implementar sin una consideración cuidadosa del objetivo final deseado, primero debes identificar las actividades o métricas que son las mejores para monitorear, dar seguimiento y encontrar áreas de oportunidad para el crecimiento sostenido de tu despacho.

Cada firma de abogados tiene diferentes formas de práctica, tamaños y necesitan analizar información de manera diferente para tomar decisiones.

En este post analizaremos 50 KPI’s (indicadores clave de rendimiento) que todos los departamentos legales deben considerar, pero no necesariamente implementar. 

Algo importante a tomar en cuenta es que si estás analizando más de 10 KPI’s, puede surgir un problema de sobre análisis de negocio. Aquí aplica la regla de menos es más.

Procura que cada área maneje sus KPI’s, así como el director y/o socios los suyos, con esto lograrás que cada perfil de puesto se enfoque en sus metas y objetivos y den seguimiento puntual para ir mejorando, aumentando la productividad y rentabilidad del despacho.

Repasemos brevemente su definición.

¿Qué es un KPI?

La palabra KPI proviene del término en inglés “Key Performance Indicators” que significa “indicadores claves de desempeño”.

Los KPI´s son métricas medibles y cuantificables que determinan numéricamente una variable (por ejemplo: número de expedientes o casos, su estatus o progreso, fechas o documentos por vencer, ingresos, gastos, visitas al sitio web, leads, etc) directamente relacionada con los objetivos marcados dentro de la estrategia del despacho y que por ende influyen directamente en el “core business” y rentabilidad.

El diseño de indicadores claves de desempeño para una firma de abogados deben aportar siempre un sistema de control y seguimiento de las acciones lanzadas y del trabajo realizado, así como la posibilidad de aplicar acciones correctivas y comprender mejor el error y éxito de las estrategias y operación del despacho.

¿Cómo definir los KPI’s para mi despacho?

En 1981, el profesor e investigador George T. Doran publicó un artículo en la Revista Management Review en el que definió las cinco características que deben considerarse al establecer objetivos, ahí nace la metodología SMART, hoy más vigente que nunca.

El método SMART facilita la correcta fijación de objetivos y metas, así como las distintas variables que debes tener en cuenta para llegar a conseguirlo.

Para que funcione adecuadamente un SMART-KPI debe tener las siguientes características:

• Específico: Sus objetivos deben ser lo más específicos y detallados que puedas. El cerebro debe entender, sin ningún tipo de ambigüedad, que es lo que se quiere conseguir y tratar de evitar objetivos pocos específicos.

• Medible: ¿Qué métricas va a utilizar para determinar si se cumple con la meta? Esto la hace más tangible, ya que proporciona una manera de medir el progreso.

• Alcanzable: Los objetivos tienen que ajustarse a la realidad del contexto, de forma que sean retadores pero sin expectativas poco realistas. Si desea alcanzar un objetivo, debe asumir la situación actual, conociendo el talento y las limitaciones existentes.

• Realista: El objetivo debe ser relevante dentro de la capacidad de los recursos asignados. Estos objetivos deben de ser relevantes no solo emocionalmente, sino que deben ser relevantes porque nos acercan a nuestro objetivo final.

• Limitado en el tiempo: El objetivo debe tener límites de tiempo, ya que todo lo que no tenga un plazo establecido, no tendrá un seguimiento ni orden efectivo. Cualquier persona puede fijar objetivos, pero si le falta tiempo realista, lo más probable es que éstos no tengan éxito.

Para aplicar esta o cualquier otra metodología, primero debes tener muy claro que quieres medir y por qué es importante.

En segundo lugar, determina qué información y herramientas tienes para realizar la medición. Aprovecha todos los datos de años anteriores que tengas para realizar comparativos. Si vas a comenzar desde cero, con el tiempo deberás ir afinando la información y los indicadores que reflejan mejor la información que necesitas interpretar para tomar mejores decisiones.

Más adelante te explicare como dar seguimiento a tus indicadores, pero primero veamos algunos KPI’s para abogados que puedes utilizar:

KPI’s operativos

Número de expedientes o casos al mes: Este indicador te dará una radiografía de la carga operativa del despacho y te puede apoyar en la decisión para justificar el contratar o no más personal.

Asuntos por colaborador al mes: Mide la carga de trabajo de asuntos por abogado y/o asistente legal.

Tiempo de cierre: Mide el tiempo promedio para terminar o cerrar un asunto.

Cantidad o porcentaje de tareas atrasadas: Ayuda a identificar áreas de mejora en la operación.

Cantidad o porcentaje de proyectos terminados a tiempo: Mide el rendimiento de las actividades de todo el equipo.

Cantidad o porcentaje de proyectos cancelados: Permite visualizar fallas en el equipo, identificar un mercado meta mal segmentado o un servicio que no es rentable para el despacho.

Cantidad o porcentaje de tareas completadas: Ayuda a medir contra los indicadores anteriores el desempeño de las actividades realizadas.

Cantidad o porcentaje de documentos vencidos o presentados fuera de tiempo: Ayuda a tomar acciones correctivas en la operación para evitar costos y tiempos extras, así como prevenir la pérdida de negocios.

Monto anual por documentos vencidos: Valor monetario que el despacho absorbió por multas, recargos, diferencias o cualquier otro cargo.

Gestión de propiedad intelectual: Número bruto de patentes, derechos de autor y marcas registradas solicitadas y/o otorgadas durante el año. 

Gestión de litigios: Número bruto de litigios llevados a cabo en un año.

Número de asuntos de litigio por área de práctica: Número bruto de litigios llevados a cabo en un año por cada área del despacho.

Número de asuntos de litigio por un monto determinado: Esto te permite concentrarte en informar sobre el litigio más importante. Una subcategoría a considerar aquí es el número de asuntos de litigios “riesgosos”, es decir, casos en los que hay mucho en juego.

Costo promedio por asunto de litigio: Registrado como demandado o demandante.

Porcentaje de casos: Distinguiendo entre ganados y perdidos.

Porcentaje de casos resueltos antes del juicio: Soluciones que se llevaron a cabo por una buena negociación del despacho.

Formación en gestión de cumplimiento: Porcentaje de colaboradores que han completado la formación obligatoria sobre cumplimiento.

Cumplimiento de asuntos: Mide el número de asuntos de cumplimiento resueltos contra número de asuntos de cumplimiento abiertos.

Proyecto estratégico: Por lo general, hay al menos un proyecto o iniciativa estratégica dentro de un departamento legal durante un año determinado. Puede ser una gran implementación de tecnología, puede ser una iniciativa de ahorro de costos, la preparación de un plan de sucesión o un plan estratégico de “tres años”, una alianza o fusión, etc. Independientemente de lo que sea, si es lo suficientemente importante, vale la pena realizar un seguimiento del progreso a través de un KPI. 

Satisfacción del cliente: La mejor manera de entender esto es a través de una encuesta de satisfacción del cliente que mide la satisfacción en una serie de elementos específicos y genera un número de satisfacción “general”. El KPI más sencillo es una puntuación general. Para darte un ejemplo, puedes elegir como objetivo que el 85% de los encuestados tengan el mismo nivel de satisfacción con la firma, o más alto, en comparación con el año anterior.

Tasa de retención de clientes: Porcentaje de clientes vuelven a contratar tus servicios.

Objeto de las operaciones o juicios: Ayuda a revelar tendencias y puede apoyar para segmentar mejor el mercado meta del despacho o definir campañas de marketing.

KPI’s financieros

Porcentaje del costo de nómina: El costo de la fuerza laboral en comparación con todos los costos se puede medir sumando todos los salarios y dividiendo entre los costos totales del despacho dentro de un período determinado.

Tiempo para el procesamiento de pago: Mide el promedio de tiempo que tarda el despacho en cobrar sus asuntos.

Presupuesto frente a gasto real: Ayuda a comparar y reflejar donde se encuentra el despacho en términos de objetivos de gasto.

Beneficio bruto: El beneficio bruto es igual al valor de las ventas menos el costo de adquisición. Su fórmula es: 

Beneficio bruto = ingreso total – costos variables. 

Beneficio neto: El beneficio neto es la cantidad de dinero del que puede disponer la firma tras haber hecho frente a sus obligaciones en forma de impuestos o gastos. La fórmula para obtener este KPI es:

Beneficio neto = Beneficio bruto – impuestos – intereses – depreciación – gastos generales

Margen de beneficio neto: El margen neto permite medir la rentabilidad del despacho. Para obtenerlo se divide el beneficio neto entre el resultado total de las ventas (sin IVA). La fórmula para calcularlo es:

Margen de beneficio: Beneficio neto (ingresos-costos) / ingresos.

Flujo de caja operativo: Es la cantidad de dinero que genera el despacho a través de sus operaciones y actividades. Incluye la suma tanto de ingresos como de gastos.

Ratio de liquidez: Mide la habilidad que tiene el despacho para hacer frente a sus obligaciones financieras en el corto plazo. La fórmula para calcularlo es: 

ratio de liquidez o razón circulante = activo corriente / pasivo corriente

Capital de trabajo: También conocido como capital circulante, es un indicador financiero que representa la liquidez operativa disponible para el despacho. La fórmula para calcularlo es: 

Capital de trabajo = activos corrientes – pasivos corrientes. 

Número de cuentas por cobrar: Monto de facturas que están pendiente por cobrar, es decir, que aún no se han pagado pero ya se facturó el negocio.

Número de cuentas por pagar: Cantidad de facturas a proveedores u otras empresas pendientes por pagar.

Rotación de cuentas por pagar: Sirve para medir la liquidez en el corto plazo y la velocidad en la que el despacho le paga a sus proveedores. La fórmula para calcular este KPI es: 

Rotación de Cuentas por Pagar = Compras de Crédito Netas / Cuentas por Pagar Promedio

Retorno sobre capital (ROE): Conocido en inglés como “Return On Equity”, esta métrica mide la capacidad que tiene el despacho de remunerar a sus socios. Se expresa en porcentaje y tiene como fórmula:

Return On Equity = Beneficio Neto después de Impuestos / Capitales propios.

KPI’s marketing

Cantidad de Leads: Se trata de un potencial cliente de tu marca que demostró interés en contratar tu servicio.

Coste por Leads: Con este KPI podrás saber cuáles son los canales de tráfico que más te convienen y en cuáles debes invertir más.

Cantidad de suscriptores: Si realizas diferentes tipos de acciones para aumentar tu lista de suscriptores, te será muy útil saber si están funcionando o no. Con el simple KPI de crecimiento de la lista te valdrá, ya que podrás medir el porcentaje de crecimiento con respecto a periodos anteriores.

Tasa de apertura: El porcentaje de personas que abren tus correos determina la calidad de tu email marketing.

CTR: El CTR te ayudará a saber si tus “call to actions” están bien diseñados y a mejorar el diseño de tus plantillas de email marketing.

Tasa de rebote: Cuando envías tu contenido, ya sea por email o el propio contenido que tienes publicado en tu sitio web, existe una parte de usuarios que decidirán dejar tu sitio y pasarán a ver otro contenido. La razón del rebote puede ser por falta de interés en el contenido, por no encontrar lo que buscaba o porque, sin querer, ha salido de la página.

Costo por clic: Hace referencia a la forma en la que plataformas como Google AdWords o Facebook Ads le cobran a sus anunciantes. Cuando un usuario hace clic sobre un anuncio es cuando se efectúa el cobro.

KPI’s recursos humanos

Nivel de satisfacción de empleados por los beneficios: Esto permite ver cuán satisfecho está un empleado con los beneficios específicos que se le ofrecen. Se puede determinar mediante encuestas y se puede utilizar para desglosar cada beneficio individualmente.

Tasa de productividad de los empleados: Consiste en medir la eficiencia de la fuerza laboral a lo largo del tiempo. Se puede determinar tomando los ingresos totales de la compañía y dividiéndolos por el número total de empleados.

Tasa de ausentismo: Da una perspectiva sobre la cantidad de trabajo y productividad perdida debido a enfermedades y otras causas. La fórmula: 

(Número total de días de trabajo perdidos debido a ausencia) / (Número de días de trabajo disponibles en una organización) = (Tasa de ausentismo)

Tiempo promedio de permanencia del empleado: El tiempo promedio que un empleado pasa en el despacho ayuda a determinar la satisfacción de los empleados y la retención del talento.

Tasa de despidos: Se determina tomando el número de despidos por el empleador sobre el número total de terminaciones en un período de tiempo determinado.

Costo por contratación: Es considerada una de las métricas más importantes en management de recursos humanos. Su fórmula es: 

(Total de costos de recruiting interno + Total de costos de recruiting externo) / (Total de contrataciones hechas en un período de tiempo dado).

Duración en el puesto: Tiempo medio que tarda un empleado en ascender más el número de meses que lleva cada empleado con el mismo cargo y dividiendo el resultado entre el número total de empleados. 

Nivel de compromiso de los empleados: Es una puntuación compuesta basada en las respuestas del equipo a docenas de preguntas. Cuanto más alta es la puntuación de compromiso, más satisfechas están las personas con sus trabajos. También ayuda a predecir sobre la retención de empleados y a detectar problemas que necesitan atención. 

¿Cómo dar seguimiento a los KPI’s?

Para dar seguimiento a KPI’s para abogados, la tecnología juega un papel esencial si quieres un seguimiento dinámico y que puedas adquirir la información en segundos para tomar decisiones.

Si bien las hojas de cálculo son excelentes para la descarga de datos, a menos de que seas un ninja en excel es difícil alcanzar el nivel de dinamismo para obtener los reportes que necesitas, además que al haber varias áreas en la firma, resulta complicado recopilar toda la información en un solo documento.

Por ello, la mejor herramienta de seguimiento es un software de gestión donde tengas una visión global del despacho que incluya toda la información de los asuntos, el dinero, tiempos de ejecución y cumplimiento.

Si en el día a día de la operación de la firma, todos los colaboradores agregan información al sistema -si es un sistema capaz- te dará toda la información que necesites para tomar las mejores decisiones.

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