La pandemia de COVID19 definitivamente ha cambiado de manera radical diferentes paradigmas que antes teníamos sobre cómo era necesario trabajar. Sin duda el tener una oficina remota y el trabajo remoto están aquí para quedarse y cada vez vamos a ver más de ellas. Es por esta razón por lo que muchas empresas se preguntan en estos tiempos:
¿Cómo puedo transformar mi espacio de trabajo en una oficina remota?
Afortunadamente, las tecnologías que permiten estos esquemas de trabajo (la nube) ya están muy probadas y se han vuelto el estándar en muchas industrias. Adicionalmente, estos esquemas (si se implementan bien) ofrecen también muchas ventajas como lo son:
- Más satisfacción de los empleados
- Menos Rotación (como consecuencia del punto anterior)
- Costos Reducidos (no necesitas pagar servicios y en casos más avanzados incluso oficinas)
- Ventaja competitiva a la hora de buscar talento (tienes más que ofrecer que tu competencia y esta flexibilidad es algo a lo que los “millenials” le dan mucha importancia)
- Una buena implementación de esto, puede incluso llevar a mayor productividad
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Además imagina la posibilidad de poder trabajar en donde sea que te encuentres. Cada vez más y más negocios trabajan remotamente y eso le permite a los miembros de estos negocios trabajar en lugares que pueden ser más accesibles o incluso más bonitos que en donde tiene sede la empresa.
Sin embargo, implementar un esquema de trabajo remoto de este tipo sin preparación puede traer más problemas que soluciones, por lo que en este artículo te vamos a platicar sobre varias herramientas y puntos esenciales esenciales que debes de considerar para desarrollar tu oficina remota.
1. Debes de establecer canales de comunicación igual de eficientes que estar en la oficina
Lo primero que debes de hacer para poder empezar crear tu oficina remota es definir tus nuevos canales de comunicación remotos. Muy probablemente ya utilizas algunos como el correo electrónico, pero esto no va a ser suficiente. Necesitas proporcionarle a tu equipo una manera de comunicación más inmediata. Una manera de chatear, piensa en un WhatsApp, pero más orientado a comunicaciones internas de empresas.
Existen actualmente varios servicios para esto, como lo son Microsoft Teams, Google Hangouts, entre otros.
Pero sin duda nosotros te recomendamos que utilices Slack. Esta es una herramienta de una empresa que se dedica única y exclusivamente al chat empresarial, y lo demuestran con la sencillez y utilidad de su producto. Lo mejor de todo, es que puedes usarla sin ningún costo y si eres un poco más dedicad@, podrás incluso integrarla con las aplicaciones que ya utilizas, como lo son tu correo para poder ver todo desde un mismo lugar.
Para manejar una oficina remota necesitas darle a tanto a tus clientes como a tu equipo la capacidad de seguirse viendo cara a cara. Para esto vas a necesitar una herramienta de videoconferencias, una muy popular en estos momentos es Zoom, que puedes utilizar de manera gratuita (con sus limitantes), pero también hay alternativas como la que igual viene incluída en Microsoft Teams y en el Google G Suite (que es mi favorita). En verdad creemos que trabajar remotamente no es posible
2. Debes de llevar todo tu Office (Microsoft Office) a la nube
Si tu empresa es como el 99% de las otras empresas en este mundo, entenderás perfectamente a la siguiente imagen:
En verdad tener acceso a Window’s Office es una necesidad absoluta para la mayoría de las empresas y más con trabajo remoto, pero ¿sabías que Microsoft ya ofrece una manera de usarlo en la nube? Esto es por medio de Office 365. Esta ofrece todas las aplicaciones que conoces (Word, Excel, etc…) pero te permite trabajar en ellas de manera remota y desde cualquier dispositivo. Y mejor aún, te permite trabajar en tiempo real con tu equipo (tu ves en tiempo real lo que escribe tu compañero en un documento) quitándote así el problema de control de versiones de tus documentos.
Existe realmente sólo una alternativa a este servicio que es el G Suite de Google. Esta herramienta ofrece para las oficinas remotas cosas muy similares al Office 365. Para decidir aquí, ya es en base a gustos. En lo personal yo prefiero el G Suite, ya que su interfaz se me hace más amigable y fácil de usar, pero si involucra un cambio un poco más grande que el que verías con el Office 365, ya que no estás usando los archivos de Word directamente.
3. Necesitas actualizar tus herramientas administrativas de tu oficina remota
Probablemente manejes alguna herramienta que te permita administrarte dentro de tu empresa. Ya sea que utilices un gestionador de proyectos, de cotizaciones, etc. es importante que tengas acceso a esto de manera remota.
Afortunadamente, los softwares modernos se han adaptado para que puedas acceder a ellos fácilmente de manera remota usando un navegador y sin necesidad de que tu empresa mantenga sus redes y servidores.
Otra ventaja de este tipo de software en comparación a los más antiguos, es que ya no necesitas pagar una licencia para utilizar el software, sino obtienes acceso a dicho software por medio de una suscripción. Puedes pensar en ellos como Netflix, pero para control administrativo.
Si aún no estás utilizando este tipo de software, esta es una excelente oportunidad para empezar a modernizarte. Nosotros, en Nuvigant ofrecemos exactamente esto, una herramienta integral en la nube para que te puedas seguir administrando sin ningún problema en la nube. Si te interesaría aprender más sobre esto, te invitamos a visitar nuestra página (click aquí para ver más).
4. Considera implementar el “Huddle” diario
Si te gusta el fútbol americano, sabes que el “huddle” es cuando el equipo completo se pone en un círculo para discutir la siguiente jugada.
Ese concepto es ampliamente recomendado también en los negocios (no solo donde se usa el trabajo remoto), y consiste en una reunión diaria de 15 minutos con el equipo completo para platicar sobre: buenas noticias, qué ha estado haciendo cada quien, mencionar puntos donde se necesite ayuda. Estas reuniones son de especial importancia para equipos remotos, ya que ayuda a fomentar el sentido de “ser un equipo” y permite que se siga teniendo el toque humano de la empresa.
Para estas reuniones, utilizar las herramientas de videoconferencias mencionados en el artículo es esencial.
5. Debes de tomar medidas para mantener la seguridad de tu información
Para llevar tu oficina remota es importante también tomar algunas medidas de seguridad para ayudarte a proteger tu información mientras trabajas en la nube.
- Deja de usar Internet Explorer. Yo sé que ya la mayoría de las personas no lo utiliza pero sigue siendo un navegador comúnmente usado. Desde hace rato nos ha estado advirtiendo Microsoft sobre los peligros de utilizar este “navegador”. (ellos mismos ya no lo llaman navegador).
- Utiliza contraseñas fuertes y no utilices la misma contraseña en todos lados. Si la contraseña que usas en todos lados es el nombre de tu hij@ y el año en que nació NO estás segur@. Usa contraseñas diferentes y guárdalas en un lugar seguro. Hay herramientas que te pueden ayudar a esto como lo es Lastpass. Ésta te permite generar una contraseña maestra y la herramienta misma te genera todas las contraseñas seguras que necesitas automáticamente.
A fin de cuentas, es importante recordar que el cambio al trabajo remoto no es algo que se pueda hacer de un día para otro. Como en todo, es necesario tener paciencia y determinación. Si se elabora un plan de ataque, en relativamente poco tiempo tendrás a un equipo capaz de trabajar de manera 100% remota.
Espero que esta guía haya sido de ayuda. Como mencioné, no podemos esperar a que los tiempos vuelvan a ser lo que fueron. Decisivamente, de este cambio de paradigmas, como de todos las demás, saldrán adelante las empresas que logren adaptarse. ¿Y tú? ¿Ya estás haciendo algo para adaptar a tu empresa en una oficina remota para nuevos tiempos?