La firma electrónica avanzada ha cambiado la manera de trabajar de muchos abogados y ahora está empezando a cambiar la manera en que trabajan los fedatarios públicos. La semana pasada tuvimos la oportunidad de facilitar la firma de una constitución de sociedad utilizando esta herramienta y en este artículo les voy a platicar todo sobre eso.
Antes que nada quiero agradecer al Lic. José Carlos Reyes Cadena, Corredor Público #7 de Monterrey por haber confiado en nosotros y en esta nueva tecnología. Este tipo de avances sólo son posibles cuando un innovador se atreve a hacer las cosas por primera vez, y con su ayuda fue que pudimos hacer un poco de historia en la fé pública de Nuevo León. (Por privacidad del cliente no puedo decir el día exacto de la constitución) Habiendo dicho esto, vamos a comenzar:
¿Por qué se hizo de esta manera?
Algo que creo que vale la pena tener presente como fedatario público es que, para la gente normal, ir con un fedatario es como ir al doctor: nadie quiere acudir, pero todos tendremos que hacerlo en algún momento en nuestras vidas.
Teniendo esto en mente y sumándole la contingencia del COVID19 fue lo que llevó al Corredor a considerar la opción de firmar con la FIEL, ya que el cliente se encontraba fuera de la ciudad.
Se le platicó al cliente sobre la opción, se confirmó que éste contara con su Firma Electrónica, y se determinó que sí sería la manera más adecuada de hacer este proceso.
¿Cómo empezó?
Para hacer una firma con esta tecnología es necesario que el fedatario y el cliente se conecten a través de una video conferencia, la cual debe de ser grabada. Como apoyo por ser la primera vez que el corredor firmaba así, yo me conecté con él para asegurarme de que todo estuviera en orden con la firma electrónica y resolver las últimas dudas. Cuando dió la hora de la cita el corredor se cambió a la reunión con su cliente y comenzó el proceso.
¿Qué debe de pasar durante la conferencia?
Lo que pasa en la firma a través de video conferencia es muy similar a lo que ocurre en las firmas regulares, sólo hay dos cambios que se deben de tener presentes:
- Hay que pedirle al cliente que muestre su identifcación oficial directamente a la cámara
- El cliente debe firmar el documento usando su FIEL, que el corredor lo firme de esta manera es opcional.
Durante la firma del Lic. Reyes la única complicación que hubo fue que el cliente no pudo firmar de primera instancia porque el sistema le indicaba que había un error en su certificado. La razón era que el cliente estaba introduciendo la contraseña de certificado equivocada para firmar. Vale la pena pedirle al cliente que realice una firma de prueba antes de la conferencia para evitar estos problemas.
¿Qué debe de pasar después de la conferencia?
El proceso a seguir es el mismo que cuando se firma de manera autógrafa, con la única diferencia que el corredor debe de asegurarse de guardar:
- La grabación de la videoconferencia en un lugar seguro y al que pueda tener acceso.
- El XML y el PDF de la firma (esto lo recibirás de diferente manera, dependiendo de tu provedor)
¿Es todo?
Pues sí, la verdad de las cosas es que firmar de esta manera no tiene gran ciencia. La tecnología detrás de esto es algo bastante probada y aunque no lo creas ya la usas diario (el CFDI no es más que una firma electrónica).
Desde que empezamos, nosotros tenemos la visión de ayudar a los fedatarios a volverse un fedatarios en línea y este tipo de tecnologías son indispensables para lograr esto. Haber participado en este proceso por primera vez y ver lo fácil que fue tanto para el cliente como para el corredor es algo que nos da mucha seguridad en que vamos en el camino correcto.
Dada la contingencia del COVID19, hemos visto que varios estados han estado aplicándose para incorporar este tipo de operaciones a la “nueva normalidad’. Algunas veces me han mencionado que al hacer los trámites de esta manera, se pierde algo del servicio personal que han ofrecido los fedatarios desde siempre,
Aunque es verdad, que verse a través de una pantalla en vez de en persona, nunca va a ser lo mismo, creo que hay un balance que debemos y podemos encontrar, donde siga habiendo trato personal al igual que maximizar la comodidad del cliente y permitirle firmar en donde sea que se encuentre.
Si empezar a firmar de esta manera, utilizando un sistema de gestión que te administre todos tus documentos es algo que te pudiera interesar, ponte en contacto con nosotros en [email protected] y con mucho gusto te ayudamos para que empezar con este proceso te sea de lo más sencillo.