Hoy, la gran mayoría de los fedatarios en México elabora y resguarda actas y escrituras con medios electrónicos.
Los avances tecnológicos han llevado a la función notarial a ser partícipe de la implementación de sistemas y nuevas tecnologías en beneficio de la sociedad, con el objetivo de garantizar la legalidad y seguridad jurídica.
Hay que reconocer la importante labor del Notariado Mexicano para lograr la eficacia de plataformas electrónicas implementadas por el Gobierno Federal que usan la Firma Electrónica Avanzada, como es el caso del SIGER (Sistema Integral de Gestión Registral) y el Registro Único de Garantías Mobiliarias (RUG).
También podemos destacar reformas en la Ciudad de México para la expedición de copias certificadas electrónicas usando la criptografía de llave pública a través de Firmas Electrónicas Avanzadas.
Pero los retos no han finalizado, por el contrario, apenas comienzan.
Si bien el tema del Protocolo Electrónico no es nuevo, pensar en los alcances de la tecnología llevan a suponer una evolución en su implementación, toda vez que puede tener una equivalencia funcional respecto al protocolo ordinario apoyándose de soluciones como la Firma Electrónica Avanzada, Sellos Digitales de Tiempo, Inteligencia Artificial y plataformas que protejan la privacidad y almacenamiento de datos.
Esto hace que el Protocolo Electrónico se convierta en un paradigma para la eficacia de la función notarial, registral y de seguridad jurídica.
Hasta este momento (2020), Jalisco y Yucatán son de los estados que más aportación brindan en materia legislativa sobre el Protocolo Electrónico, pero aún hay mucho camino que recorrer para implementar un sistema homologado que permita satisfacer esta necesidad de manera nacional y con la protección informática adecuada.
En esta entrada te voy a explicar el protocolo electrónico notarial y sus beneficios.
¿Qué es protocolo electrónico notarial?
Alicia Trejo y Odra Zuñiga ambas investigadoras de la UNAM, definen al Protocolo Electrónico como “El conjunto de documentos, implementos y archivos electrónicos en que constan los hechos y actos autorizados por el Notario Público por cualquier medio electrónico, óptico o magnético que contiene las razones de apertura y cierre con Firma Electrónica Avanzada del Notario.
El Protocolo Electrónico debe ser considerado “documento electrónico” y como tal, debe cumplir con los requerimientos y capacidad de adaptación para que se garantice la seguridad jurídica, de protección y almacenamiento de datos, así como su conservación”.
Por ello, es necesario contar con bases sólidas que regulen la conservación de mensajes de datos de manera íntegra e inalterada, permitiendo su consulta en el tiempo.
Es cierto que el Protocolo Electrónico puede ser vulnerable, al igual que cualquier otro tipo de documento, sin embargo a diferencia de la firma autógrafa, una Firma Electrónica Avanzada no es tan susceptible de ser falsificada y existen mecanismos para garantizar su integridad.
Un tema a reflexionar sobre la Firma Electrónica Avanzada es, que si bien garantiza la identidad del firmante, ¿cómo sabemos o cómo garantiza que fue voluntad del titular firmar x documento legal?
En las empresas por ejemplo, es muy común que el representante legal “preste” a su asistente, su contador, abogado o administrador su Firma Electrónica Avanzada para llevar a cabo una operación o trámite en su nombre, luego entonces, el que firma no es el que firma. Es decir, no tenemos la certeza de que la manifestación de la voluntad realmente se está dando por el titular de la firma.
Imagina la problemática que se puede dar en la transmisión de inmuebles o el otorgamiento de poderes por ejemplificar algunos.
¿Cómo se puede satisfacer el requisito de la manifestación de la voluntad y la forma notarial a través de medios electrónicos?
Una solución que suma y cada vez se ocupa más, son los datos biométricos.
Un dato biométrico es la información sobre una persona física relativa a imagen del iris, huella dactilar, palma de la mano u otros análogos.
Hoy, muchos parques de diversiones en el extranjero que toman tus datos biométricos y tal vez tengan más conocimiento de tu identidad que tu propio país.
Pero, ¿cuál sería el costo de su implementación?, ¿cómo unificar una base datos funcional para que el notario y la autoridad brinden seguridad jurídica?, ¿quién se va a hacer responsable de la protección y almacenamiento de esos datos?, ¿cómo homologarlo en el país?
Para incorporar el Protocolo Electrónico a la actividad notarial y registral debemos considerar elementos jurídicos y tecnológicos, sin embargo es indispensable tener presente que la legislación mexicana contiene diferencias conceptuales que no han permitido contar con una uniformidad legal ni técnica en aras de la seguridad jurídica, debido a que cada estado de la República cuenta con su propia legislación para regular Firma Electrónica Avanzada y medios electrónicos aunado a que la actividad notarial es competencia local, por lo que el Protocolo Electrónico solo puede ser regulado por las legislaturas de los estados y no por el legislativo federal.
¿Cómo podemos acelerar los procesos legislativos y de análisis técnico para que las normas vayan a la par con los avances tecnológicos?
Es un verdadero reto que -en la mayoría de las veces- es la falta de voluntad gubernamental la que detiene, obstaculiza o entorpece los cambios.
¿Cuáles son los beneficios del Protocolo Electrónico?
Vale la pena observar el trabajo del maestro Zárate Ponce en su artículo “Protocolo electrónico”, publicado en la revista de derecho notarial de la entonces Asociación Nacional del Notariado Mexicano No. 118, 2003, donde podemos acotar como beneficios los siguientes:
- El Protocolo Electrónico permite a las autoridades la inspección remota de los instrumentos públicos asentados en el mismo.
- Disminuye el riesgo de deterioro del papel y de la tinta, ya que la composición de esta última, al no estar regulada, implica una vulnerabilidad para la conservación del documento.
- La voluminosidad de los protocolos actuales, representan un problema de espacio a los Archivos de Notarías.
- La consulta por la parte con interés jurídico y por autoridades administrativas podría realizarse de manera ágil y reduciendo costos.
Otros beneficios que podemos sumar son:
- Mejorar la prevención en la suplantación de identidad.
- Contar con un medio que garantice la ciberseguridad jurídica y su conservación, para que en un futuro nadie puede debatir si se trata de un documento auténtico, original e inalterado.
- Genera un impacto ambiental favorable.
- Una comunicación inmediata a nivel nacional.
La oferta tecnológica de hoy en día avanza a gran velocidad brindando soluciones a todos, es por eso que este sector no puede quedarse atrás. El mayor reto hoy es ser amigo y conocedor de las nuevas tecnologías.
¿Cómo implementar un sistema digital de protocolo notarial capaz?
Implementar un sistema de protocolo digital se debe de hacer de manera integral, se tienen que comprender medios novedosos de reproducción, transmisión, almacenamiento y conservación de contenido de los instrumentos notariales.
Es indispensable integrar un equipo interdisciplinario de fedatarios, programadores, autoridades, y el elemento más importante el usuario.
Las nuevas tecnologías hacen posible jurídicamente hablando, implementar un sistema que agregue valor y mantenga una ciberseguridad eficiente.
Un protocolo electrónico capaz deberá posibilitar la automatización para la consignación y autorización de actos y hechos jurídicos ante el notariado de una manera funcionalmente equivalente a la del protocolo notarial que hoy conocemos y tener una capacidad de adaptación constante a los avances tecnológicos.
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