Sello Digital Notarial: ¿Qué es y cómo funciona?

En el último seminario de actualización fiscal de Colegio Nacional del Notariado Mexicano se platicó sobre el Sello Digital Notarial (SDN). Este sello es una herramienta completamente en línea que le ayudará a los notarios a detectar escrituras apócrifas cuando lleguen a su notaría.  En este artículo les platicaremos de cómo funciona y cómo pueden empezar a usar este sello.

¿Cómo funciona?

Cada notario podrá generar un código QR (que es una representación del Sello Digital Notarial) para sus documentos.  Esto podrá ser hecho por medio de la página del colegio del notariado o con diferentes sistemas de administración notarial como el nuestro.  Se tendrán que introducir algunos datos para poder generarlo y de momento estos son:

• Nombres de los participantes
• Número de Escritura
• Volumen
• Fecha de Protocolo (algunos conocen esta como fecha de pase o de asentado)
• Acto: este será un campo abierto en el que si se desea podrá ser guardado el documento entero.  Se recomendó que los colegios estatales se pusieran de acuerdo para determinar cómo quieren guardar este campo.

Al hacer esto, el sistema te regresará el Sello Digital Notarial en forma de código QR que podrás incorporar de manera manual en tu escritura, o si utilizas un sistema de administración notarial como el nuestro, el sistema podrá colocar de manera automática el código QR en tu escritura.

No se determinó lugar exacto para poner este sello, pero se mencionó que tanto la ubicación del sello como el contenido del mismo sería preferentemente establecido por cada colegio estatal.

Cuando esta escritura o documento llegue a alguna otra notaría, dicha notaría podrá escanear el código QR y ver la información que fue cargada por la notaría anterior. 

Es muy importante que al consultar el código QR te asegures que sí estás en la página oficial de colegio de notarios (o de tu proveedor de sistema), ya que igual pueden existir maneras de falsificar el documento si estás en el lugar incorrecto.  

¿Cómo comienzo a usar el Sello Digital Notarial?

Para empezar a usar esta herramienta, lo más recomendable es empezar a hacer pruebas en el portal del colegio directamente.  Esto lo puedes hacer ingresando a esta liga:

https://sdn.notariadomexicano.org.mx/login

Los pasos a seguir serían:

1. Dar clic donde dice registrarse aquí
2. Seleccionar registrar “Notaría Nueva”
3. Ingresar el número de socio y el correo registrado en el colegio de notarios
4. Dar clic en validar notaría
5. Después se iniciará un proceso de doble verificación de identidad, donde tendrás que dejar tu número de celular. (es recomendable que se deje directamente el número de celular de el notario o la notaria titular)
6. Recibirás un mensaje de texto con el código para entrar (IMPORTANTE este mensaje puede demorar hasta un minuto para llegar)
7. Ingresas el código de verificación en la página y se te enviará un correo electrónico con tus nuevos datos de acceso

Puedes ver un vídeo de cómo funciona el proceso registro para el Sello Digital Notarial dando clic aquí.

Recomendaciones

• Se recomienda que por lo menos durante el proceso de verificación, sea el o la notario mismo/a quien haga el proceso.  
• El o la notario/a puede descargar la app del colegio nacional del notariado para hacer estas validaciones desde su celular. 
• Pueden automatizar este proceso utilizando herramientas de gestión notarial, como lo es Nuvigant. Esto les quitará tener que estar capturando varias veces la misma información.

Si requieres más información puedes ir a la guía oficial del Colegio Nacional del Notariado Mexicano dando clic aquí.

El Sello Digital Notarial es un gran avance para evitar fraudes por medio de escrituras fraudulentas.  Un siguiente paso que se pudiera llegar a tomar sería la implementación de alguna medida similar que utilice la Firma Electrónica Avanzada.