Software para abogados: 15 cosas que debes saber

Software para abogados: 15 cosas que debes saber

Algunos estudios han demostrado que las tareas administrativas no facturables en un despacho de abogados pueden cubrir hasta tres horas del día, lo que te aleja a ti y a tu equipo de más trabajo importante y productivo.

Elegir un software para tu despacho es una de las decisiones más importantes, porque impactará tu operación en el día a día.

Lo cierto es que el software indicado, tiene más impacto a lo largo del tiempo en la rentabilidad del despacho que cualquier empleado o caso individual.

Un software para abogados es un medio para ahorrar tiempo y recursos, con ello construyes una firma más rentable, competitiva y con mayor capacidad de atención a los clientes.

Por ello te compartimos:

15 cosas que debes saber para elegir el software más adecuado para tu despacho

1.- Establece tus metas y objetivos: ¿Cuál es el resultado que esperas obtener al integrar una o varias herramientas en tu despacho?

2.- Identifica tu proceso de gestión actual: Presta atención a lo que está funcionando y dónde existen las ineficiencias o áreas de oportunidad.

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3.- Platica con tu equipo: Antes de comenzar el proceso de comparación de proveedores y funciones, es importante entender completamente tus necesidades únicas.

Cada despacho es distinto en tamaño y operación, por lo que realizar un ejercicio con tus colaboradores para identificar áreas de oportunidad es esencial para poder definir los proveedores que cumplan con tus necesidades y así evitar perder tiempo en tu búsqueda de herramientas.

Responde a las siguientes preguntas:

• ¿Qué tan accesible o eficiente es el control y seguimiento de expedientes, documentos y dinero?;
• ¿Qué procesos demoran la gestión de tu oficina?;
• ¿Qué es lo que no has logrado rastrear?;
• ¿Qué tipo de informes facilitarían tu trabajo?;
• ¿Tienes alguna práctica actual que pueda automatizarse?;
• ¿El uso de tus herramientas actuales están generando el seguimiento y crecimiento económico deseado?;
• ¿Está realmente protegida tu información y garantizada su conservación?;
• ¿Realmente necesitas contratar más colaboradores?

4.- Crea una lista de necesidades únicas: Una vez que hayas aterrizado con tu equipo de trabajo sus necesidades únicas elabora una lista de todo lo que el despacho necesita para elevar su desempeño.

5.- Define las funciones que el despacho necesita: La lista anterior te ayudará para definir puntualmente qué funciones necesita tu despacho para reducir fallas e incrementar la productividad.

6.- Usuarios: Determina el número de usuarios que necesitan acceso y cuántos documentos esperan almacenar en el sistema.

7.- Define un presupuesto anual: Una vez que hayas identificado tus necesidades únicas establece un presupuesto anual.

En el ecosistema Legal-Tech hay muchas herramientas que te pueden facilitar la vida, la gran mayoría  de ellas se manejan por medio de suscripciones mensuales y ofrecen descuentos por pago anual.

Revisa las características específicas y capacidades de las soluciones que tu despacho puede pagar, prestando atención al alcance o posibles limitaciones del software.

8.- Compara proveedores y funciones: Una vez que hayas identificado tus necesidades únicas, tienes mejor idea de las funciones que necesitas, esto te ahorrará tiempo a la hora de iniciar tu proceso de investigación de los proveedores que más se adecuen a tus necesidades.

9.- Costo beneficio: En lugar de medir las soluciones de software únicamente por el costo, considera medir también su retorno de la inversión (ROI).

Para saber como medir el ROI da click aquí.

10.- Costos extra: Pueden existir algunos costos extra como migración de información o capacitación, siempre pregunta sobre algún costo extra para implementar alguna herramienta.

11.- Implementación de tecnología: Busca apoyo con tu equipo de TI para que revise la características técnicas y de seguridad de las soluciones que se estás examinando.

12.- Demos: Programa demostraciones de productos con los proveedores de software que estás considerando, casi todos los proveedores las ofrecen de forma gratuita.

Para aprovechar al máximo esas demostraciones, asiste a la demo con una lista de preguntas.

Además es muy recomendable que puestos de liderazgo del equipo te acompañen.

13.- Facilidad de uso y adopción: La adopción es quizás el factor más importante que determina el éxito de una solución de gestión en toda la organización.

La facilidad de uso, la conveniencia y la experiencia contextual fomentan una alta adopción por parte de los usuarios.

La facilidad de uso significa que los usuarios pueden configurar fácilmente su espacio de trabajo personal o acceder a la aplicación a través de varios dispositivos.

14.- Seguridad de la información: Verifica con tu proveedor como evitan el secuestro de información y garantizan su protección.

15.- Soluciones en la nube: Si quieres tener movilidad y facilitar el trabajo remoto a tus colaboradores la solución está en la nube.

Atrás quedaron los tiempos de servidores internos por su alto costo de instalación y mantenimiento.

El software en la nube no requiere instalación y se pueden registrar múltiples usuarios con un mínimo de tiempo y esfuerzo.

Para finalizar, ten en cuenta que al iniciar el proceso de compra del software para tu despacho, es vital definir qué quieren lograr como despacho, identificar sus necesidades únicas y establecer tiempo para la adopción de la o las herramientas que serán parte de tu arsenal tecnológico.

Recuerda: Elige un aliado de negocios, no una marca.

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