Implementar herramientas Legal Tech alguna vez se consideró un lujo que solo las firmas grandes o empresas podían tener, ahora es imprescindible para todos los equipos legales.

Los beneficios de las herramientas que ofrece el sector Legal Tech son muchos, incluida una mayor automatización, un menor costo y una mayor productividad.

La tecnología puede realizar tareas rutinarias de forma más rápida y precisa que los trabajadores, lo que libera a los equipos legales para que se concentren en trabajos más complejos que requieren experiencia de mayor nivel. 

Hoy la pregunta no es si debo o no contar con tecnología para la operación legal, sino ¿Cuándo? 

Pero, ¿Cómo implementar un software para abogados de manera exitosa?

El primer paso es identificar las necesidades únicas que tiene la firma, estas dependerán si trabajas para una empresa, las ramas que maneje el despacho y el tamaño o número de colaboradores que tenga la firma.

Identificar tus necesidades únicas va de la mano con la retroalimentación que obtengas de tus colaboradores y clientes. Platica con todos tus colaboradores y elaboren una lista de procesos que no aporten valor y funciones que se puedan automatizar.

Para conocer como saber identificar tus necesidades únicas, te recomiendo leer el artículo cómo saber si necesito un software para mi despacho.

Una vez que cuentes con certeza sobre las necesidades únicas de tu oficina, será más sencillo comenzar con el proceso de búsqueda de una solución tecnológica que se adapte a tus necesidades.

Si bien cada día hay una mayor oferta de herramientas al grado de ser abrumador elegir entre alguna, al tener claras las necesidades que tiene la oficina, te permitirá identificar las soluciones que pueden calificar para lo que necesitas y eliminar de tu lista las soluciones que no cumplan con los objetivos a los que quieres llegar.

Antes de iniciar tu proceso de búsqueda te recomiendo leer el artículo Software para abogados: 15 cosas que debes saber.

La mejor sugerencia que te puedo dar es que no elijas una marca, sino un aliado estratégico, ya que tu proveedor de software se convertirá en una relación a largo plazo y necesitas aliarte con una empresa con una visión que se acople a las metas del despacho.

Una vez que hayas elegido la solución que mejor se adapte a lo que necesita el despacho, es cuando la aventura en verdad comienza. 

Implementar de forma exitosa una nueva herramienta dentro del workflow puede a veces significar un gran desafío para cualquier firma -no importando su tamaño- si no hay una organización interna previa. 

Por lo tanto, se debe tener claro los procesos y estandarizarlos. Esto permitirá una implementación más sencilla y rápida. 

Aquí te explico 6 pasos que debes seguir para implementar de manera exitosa un software para abogados:

6 pasos para implementar un software para abogados en tu despacho o empresa:

Un aspecto importante a considerar es designar un tiempo de implementación de la herramienta, ya que lleva una curva de aprendizaje.

Piensa en un videojuego, cuando lo pruebas por primera vez primero debes aprender qué función o movimiento te da cada botón y con el tiempo se hace natural su manejo.

Usualmente, la compañía que presta los servicios de software tiene profesionales que ayudan a alistarse para la implementación.

Sin embargo, la correcta implementación del software depende del despacho, de nada sirve tener lo mejor de la tecnología si no hay una estrategia para la adaptación en el día a día entre todos los colaboradores.

Por ello, el primer recurso que debes de tomar en cuenta siempre es el tiempo de implementación y adaptación del equipo. 

Para lograrlo, te recomiendo lo siguiente: 

Paso 1.- Organización y planificación del proyecto.

Esta etapa tendrá como objetivo determinar los recursos del proyecto, tanto técnicos como humanos.

Dependiendo del número de usuarios o complejidad de la implementación del software se deberá nombrar a un líder y un equipo para gestionar el cambio que defina los acuerdos de planificación del proyecto en cuanto a tiempos y horarios de trabajo.

El equipo de trabajo deberá quedar definido, con los roles y responsabilidades totalmente claros. 

Es inevitable que un cambio de procesos clave y la implementación de tecnología resulten en cambios de roles y responsabilidades para algunos de los empleados de la organización. 

Como parte de la fase de planificación, es vital involucrar a los miembros del equipo cuyas tareas diarias cambiarán.

Esto ayudará a garantizar que solo se realicen los cambios necesarios. 

Algunos de los miembros pueden estar totalmente de acuerdo con el programa y pueden requerir muy poca gestión en términos de expectativas.

Si utilizas un enfoque por fases, comienza con este grupo y utilízalo como referente para comunicar sus logros como resultado del cambio.

También es mejor que surjan problemas con un subgrupo interesado que con todo el despacho.

Es probable que haya partes interesadas clave que tengan otras prioridades o que se resistan al cambio que traerá un proyecto importante.

Manejar esta resistencia es muy importante para que el proyecto tenga éxito, la mejor estrategia es la preparación y comunicación.

Paso 2.- Configuración.

La capacidad que tenga el software para ser personalizado agrega gran valor.

En esta etapa se deberá configurar la herramienta bajo las condiciones deseadas por el despacho para que la adaptación del resto del equipo sea más natural.

Primero familiarízate con la herramienta y ponte como meta conocer todas las funciones.

Apoyate de los recursos que te ofrezca el proveedor como videos tutoriales, guías, plantillas, e books y artículos.

Si la herramienta incluye asesorías, procura asistir con las dudas que te surgieron en tu experiencia conociendo y usando la herramienta.

Elige a uno o dos miembros del equipo para que ejecuten la configuración que necesite el sistema para que ser adaptado a lo que necesite el despacho, como puede ser la  programación de plantillas, definir tipos de actos u operaciones, etapas y tiempo de duración de cada etapa, trámites, impuestos, presupuestos, gastos, etc.

Para obtener el máximo provecho, un tema importante a considerar al momento de configurar la herramienta es como quieres visualizar la información, por eso es importante definir que KPI’s necesitas para darle seguimiento a lo que sea que quieres medir.

Si necesitas inspiración, te recomiendo leer el artículo de 50 KPI’s para abogados. 

Una vez que están satisfechos con la configuración, realiza una junta para homologar la forma de uso de la herramienta, si manejas integraciones o utilizas otras herramientas, definan en esa junta cuál va a ser la manera de operar y definan KPI’s para cada área o perfil de puesto.

Una recomendación es definir 2 etapas importantes:

1. Workflow antes del hub tecnológico.
2. Presente-futuro del hub tecnológico.

Una sugerencia es comenzar alimentando tu herramienta con los expedientes presentes y futuros para que el equipo tenga una mejor adaptación. 

Posteriormente establece como objetivo la migración de la información de los expedientes anteriores y define un equipo para llevar a cabo esta migración junto con tu proveedor de software.

Paso 3.- Comunicación.

En esta fase, la primera tarea de comunicación realizada por el equipo de gestión del cambio es el anuncio de lanzamiento del proyecto.

En el lanzamiento del proyecto, el equipo debe informar sobre el proyecto, sus objetivos, beneficios y plan de acción.

Es esencial tener un plan de comunicación que identifique eventos formales relacionados con la información a medida que se desarrolla el proyecto. 

Cuanto más se comunique el desarrollo del proyecto, más probable será que las personas comprendan, racionalicen los beneficios, sean abiertos y acepten el cambio.

También ayudará a identificar posibles adoptantes tempranos del proyecto, que serán invaluables cuando se trate de reforzar los cambios entre sus pares.

Formar nuevos hábitos es la clave del éxito en el uso de una nueva herramienta.

Los individuos ya tendrán sus rutinas habituales y pasar a un nuevo proceso puede generar resistencia.

Para formar un nuevo hábito, el nuevo software debe usarse con la frecuencia suficiente para que su uso cada día se vaya haciendo más natural como el proceso actual. 

Sin embargo, llegar al punto de que sea una rutina requiere esfuerzo y seguimiento para evitar una reducción en la productividad y posibles frustraciones al momento de adoptar el uso del software en las tareas diarias.

Es este obstáculo el que causa la mayoría de los problemas.

Inicialmente, el nuevo software ofrece indiscutibles beneficios de eficiencia, pero esto solo se verá materializado una vez que se convierta en la nueva normalidad. 

Cambiar requiere un esfuerzo consciente para aprender algo nuevo, por lo que la comunicación es vital cuando se presentan cambios y beneficios.

A menudo, el “por qué” y el “cómo” no se comunican a toda la oficina. Evita esto.

La clave para una adopción exitosa por parte del usuario es hacer que el aprendizaje del nuevo proceso sea lo más fácil posible, pero también que el nuevo sistema brinde beneficios y recompensas que impulsen al individuo a querer repetir el proceso. 

Para un nivel senior por ejemplo, podría ser la facilidad con la que pueden generar su informe semanal, mientras que para un abogado junior, uno de sus beneficios es ahorrar tiempo porque los pasos manuales en sus procesos diarios ahora están automatizados. 

Debido a la curva de aprendizaje, estos beneficios no se verán de la noche a la mañana, pero con el tiempo y midiendo el desarrollo con los KPI’s, el despacho podrá corregir e identificar áreas de oportunidad y mejora.

Al mismo tiempo, debes gestionar el impacto negativo si algunas características del sistema no funcionan como se esperaba o algún usuario presenta problemas para su adaptación. 

Ten todo esto en cuenta cuando utilices tácticas para abordar los desafíos de aceptación del usuario. 

Paso 4.- Preparación y capacitación.

Las tareas rutinarias cambiarán, y como lo mencionamos anteriormente, viene una curva de aprendizaje inevitable.

El cambio en su sentido más amplio es una constante en las organizaciones de hoy y puede ser impulsado por una serie de fuerzas diferentes, incluidos los clientes, la competencia y la tecnología. 

A menos que todos tengan una visión clara y comprendan los beneficios potenciales, puede ser un camino difícil de recorrer y la gestión del cambio es la práctica de guiar, educar, alentar y apoyar al despacho durante este período de transición.

Las consecuencias de no gestionar el cambio de forma eficaz pueden ser devastadoras y duraderas, por lo que es importante que todas las partes interesadas comprendan los problemas potenciales y se equipen con técnicas para respaldar las iniciativas de gestión del cambio.

La capacitación a menudo se deja al final del plan del proyecto, pero es fundamental para preparar a la oficina para el cambio. 

El equipo del proyecto debe identificar elementos importantes como el enfoque que se adoptará para la capacitación, los estilos de entrega que se implementarán, el nivel y la naturaleza de la documentación de ayuda al usuario final y cómo el equipo medirá el éxito del programa de capacitación. 

Organiza con tu proveedor de software legal capacitaciones dependiendo del rol o las funciones que se tengan en cada área del despacho.

En Nuvigant Software diseñamos capacitaciones personalizadas que se adaptan a las necesidades y tamaño de tu despacho, solicita una demo aquí.

Dentro de tu organización, tendrás personas positivas y decididas a que el proyecto tenga éxito, y personas que se aferrarán a cada experiencia negativa. Ambos tipos de personas compartirán sus experiencias con sus colegas.

Convierte a las personas positivas en “Agentes del cambio”.

Pueden ser responsables de la capacitación, ser un puerto de escala para los problemas, un enlace entre las partes interesadas y que sus colegas confíen en ellos para abordar estos problemas con los líderes del proyecto. 

Idealmente, habrás incluido representantes de las partes interesadas a lo largo del proyecto para garantizar que los flujos de trabajo del software reflejen con precisión la vida real, ya que cuanto más precisos sean los flujos de trabajo, más fácil será la adopción. 

Tus “Agentes del cambio” definitivamente deberían estar incluidos en estos grupos de implementación. 

Si una persona escéptica está teniendo una mala experiencia, esto confirmará sus temores. Asimismo, si el “Agente del cambio” está viendo beneficios tendrá confirmada su positividad. 

Controlar las experiencias positivas y negativas y, por lo tanto, la comunicación entre pares, te brindará mejores tasas de aceptación entre los usuarios.

Paso 5.- Soporte técnico. 

Muestra a los empleados que, el software en lugar de ser solo una pieza de tecnología, hay personas reales detrás del sistema que pueden asesorarlos y apoyarlos. 

Conocer los documentos, videos o tutoriales interactivos y guiados de soporte en la aplicación pueden ayudar a abordar las preguntas de ¿Cómo hacer?.

En Nuvigant Software contamos con varios canales de comunicación entre ellos un chat dentro del sistema que facilita el apoyo inmediato a todos los usuarios en caso de necesitarlo.

Organiza videoconferencias o implementa jornadas de usuarios con tu proveedor de tecnología. 

Programa sesiones periódicas de retroalimentación con tu proveedor de software legal para actualizarlo sobre lo que funciona, lo que no funciona, las solicitudes de funciones, etc.

Estas deben continuar mientras se use el producto. 

Un buen proveedor tomará la iniciativa en este proceso. 

Paso 6.- Seguimiento.

Incluso el software más intuitivo requerirá cierto grado de formación para utilizar la herramienta de la forma más eficaz. Por ejemplo, a menudo hay múltiples caminos para lograr las acciones deseadas y los miembros del equipo pueden no estar al tanto de ciertos atajos. 

En toda la base de usuarios, tendrá aquellos que encuentran muy fácil aprender un nuevo software y algunos que lo encuentran muy difícil, independientemente de su facilidad de uso. 

La mayor parte de la capacitación debe provenir del propio proveedor durante la incorporación, pero la capacitación y el apoyo deben brindarse de manera continua a medida que aumenta el uso o se unen nuevos empleados a la firma. 

Los programas de formación garantizan que un “Agente del cambio” pueda escalar fácilmente la formación en toda la oficina.

Los “Agentes del cambio” tienen un amplio conocimiento no solo del software, sino también del papel que desempeña el sistema en la estructura y los procesos de la firma. 

Este conocimiento significa que juegan un papel importante más allá de la capacitación, apoyando al equipo mediante la gestión de las partes interesadas y la resolución de problemas. 

Comparte el progreso del despacho hacia estos objetivos con regularidad y ayuda a mostrar a los empleados cómo el uso del sistema y la entrada de datos están contribuyendo a la transformación. 

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