Capacitación e implementación

Onboarding para Nuvigant

Orden sugerido de temas y una vista rápida de lo que cubre cada sesión, pensado para notarías que están adoptando Nuvigant con mesa, administración y cumplimiento alineados.

Orden sugerido

Temas de capacitación e implementación

Secuencia típica para una notaría pública: primero cimientos (usuarios y configuración), luego operación financiera y cumplimiento, y al final control documental avanzado con plantillas. En cada tema indicamos quién conviene que asista y qué deben preparar para la junta.

01

Primera capacitación: uso general del sistema y creación de cuentas

≈ 1 hora

Navegación diaria, roles y permisos, altas de usuarios y buenas prácticas para que la notaría empiece a operar con cuentas claras y trazabilidad desde el primer día.

Quién debe tomarla

  • Idealmente, todo el personal.
  • Importante: Quien vaya a administrar usuarios y permisos (mesa, sistemas o dirección).

Qué traer a la junta

  • Listado tentativo de usuarios (nombre, correo, rol: mesa, caja, proyectista, etc.).
  • Si es posible: computadora con navegador actualizado por usuario.
02

Herramientas de inteligencia artificial

≈ 30–45 min

Cómo usar asistentes y automatizaciones con criterio notarial: acelerar borradores y revisiones sin sustituir el juicio del fedatario ni las obligaciones de revisión.

Quién debe tomarla

  • Idealmente, todo el personal.

Qué traer a la junta

  • Una escritura ya realizada previamente.
  • Documentos de identificación que hayan usado en esa escritura.
03

Presupuestos

≈ 30–45 min

Armado de cotizaciones vinculadas a actos y honorarios, cómo configurar los presupuestos, y cómo convertir un presupuesto aceptado en expediente o cobro.

Quién debe tomarla

  • Quien realice presupuestos.

Qué traer a la junta

  • Ejemplos recientes de presupuestos (PDF o Excel).
  • Tablas de honorarios, impuestos o derechos que apliquen.
04

Configuración del sistema

≈ 30–45 min

Parámetros de la notaría: si tienen una manera muy definida de trabajar, es cuando deben mencionarlo.

Quién debe tomarla

  • Notario titular o quien delega reglas de operación.
  • Administración y un representante por equipo jurídico para catálogos compartidos.

Qué traer a la junta

  • Si tienen algún flujo definido de trabajo, traerlo a la sesión.
  • Lista de actos, tipos de expedientes y nomenclatura que quieren estandarizar; nosotros ya tenemos una predefinida, pero es ahora cuando aprenden cómo cambiarla.
05

Ingresos y egresos

≈ 30–45 min

Registro de honorarios, derechos, anticipos, pagos a terceros e impuestos: cómo reflejar el flujo real del dinero y conciliar con la operación jurídica.

Quién debe tomarla

  • Contabilidad o quien lleva el libro de ingresos y egresos.
  • Caja o tesorería que registra cobros y pagos.

Qué traer a la junta

    06

    Facturación

    ≈ 30–45 min

    Emisión de CFDI, complementos de pago, datos del cliente y vínculo con expedientes para que la factura siga al acto y no quede “suelta” de la operación.

    Quién debe tomarla

    • Quien emite CFDI en la notaría.
    • Contabilidad si revisa timbrado, cancelaciones o complementos.

    Qué traer a la junta

    • Constancia de situación fiscal de la notaría.
    • Sellos de facturación de la notaría; ojo, esto no es la eFirma.
    • Tener una factura que se pueda realizar en ese momento.
    07

    Prevención de lavado de dinero

    ≈ 30–45 min

    Identificación de clientes, listas, alertas, bitácoras y reportes: qué capturar en el software para documentar el cumplimiento frente a obligaciones PLD/FT.

    Quién debe tomarla

    • Oficial de cumplimiento o quien concentra PLD.
    • Equipo jurídico.
    • Mesa o ventanilla que captura identificación de clientes.

    Qué traer a la junta

    • Formatos o listas de verificación PLD que ya usen (aunque sean en papel).
    08

    Control de folios y escrituras

    ≈ 30–45 min

    Aprendemos cómo llevar el consecutivo en el sistema, y cómo se relaciona con los folios físicos.

    Quién debe tomarla

    • Archivo o quien controla el inventario de folios.
    • Proyectistas que reservan o liberan números.

    Qué traer a la junta

    • Reglas actuales de asignación, reserva y cancelación de folios.
    • El registro de folios actual (si lo manejan en Excel, es ese mismo).
    • Ejemplos de escrituras en distintos estados (en trámite, protocolizadas, canceladas) si pueden compartirlos.
    09

    Documentos automatizados: generación de machotes por medio de plantillas

    ≈ 30–45 min

    Plantillas variables, bloques reutilizables y generación de machotes consistentes con el estilo de la notaría, reduciendo errores de copiar y pegar entre actos.

    Quién debe tomarla

    • Proyectistas que mantienen minutas y machotes.
    • Notario o revisor que aprueba el estilo y cláusulas estándar.

    Qué traer a la junta

    • Machotes actuales (Word) de 2–3 actos representativos.
    • Acelera mucho si tienen los campos que se cambian en cada escritura subrayados.

    El orden puede ajustarse según el tamaño de la notaría y los módulos contratados. Para el enfoque por equipos jurídicos y administración, vean también implementación en notaría pública (más de 50 empleados).

    ¿Siguiente paso?

    Coordinemos fechas y participantes por módulo. Si ya tienen usuarios y solo falta profundizar en un área, también podemos acotar la agenda.

    Escribirnos