Tips de Implementación
La parte que más cuesta trabajo de cualquier sistema es la implementación. Aquí te dejamos algunos puntos a tomar en cuenta que hemos visto sirven mucho específicamente para notarios y corredores públicos.
El tiempo que le dediques determinará lo que obtendrás
Estaremos aquí para apoyarte durante todo el proceso. Que no te de pena ponerte en conatacto con nosotros.
Cosas que tomar en cuenta
No podemos decirlo suficientes veces. Es muy importante que el equipo tome las capacitaciones que se dan al principio por nuestra parte. Si aún no las han tomado visita esta pagina.
Empezar a Conocer el Sistema
1. Jueguen con el sin miedo
El sistema no se va a romper si le pican a algo que no se debe. Por esto recomendamos que se tomen un tiempo para jugar con el y ver qué pasa. La base de datos puede ser restaurada en cualquier momento.
2. Ponte en contacto
Nuestro equipo de soporte está disponible para apoyarte por medio del chat dentro de la plataforma.
Que no te de miedo, escríbenos con cualquier duda. Nos queda muy claro que al principio es cuando más necesitarás ayuda, entonces no te estreses y escríbenos con cualquier problema que puedas tener.
3. Personaliza
Aunque nosotros te dejamos precargada información de acuerdo a tus procesos, una de las ventajas de nuestra plataforma es lo personalizable que es.
Entonces te recomendamos que te tomes un tiempo de analizar las configuraciones y modificarlas a tu gusto.
La Operación con el Sistema
Aquí veremos las diferentes áreas que utilizarán el software, así como las funciones que debería de tomar cada una de estas áreas.
1. Separar las responsabilidades
Probablemente el consejo más importante que les podemos dar es que separen las responsabilidades dentro del sistema de cada quién por función.
Esto evita varios problemas como:
- Que caiga mucha responsabilidad en una sola persona
- La necesidad de contactar varias veces al cliente para pedirle su información
- Que se duplique el trabajo dentro del sistema (pasa más de lo que crees)
En los siguientes puntos veremos cuál es la manera que recomendamos que se haga esta separación.
2. Recepción
Nosotros recomendamos que recepción
- Capture la información de las personas dentro del sistema. Lo óptimo sería que se capture toda la información necesaria para imprimir el expediente único de identificación (EUI) desde el principio.Entendemos que esto no siempre es posible, pero sí sugerimos que por lo menos se capture el nombre y el número de identificación fiscal (RFC, TIN, NIC, RUC, NIT, etc…)
- Que realicen la primer búsqueda en los listados negros
- Que carguen los documentos de identificación al expediente electrónico del cliente
No recomendamos que recepción abra expedientes. Esto está pensado como responsabilidad de los abogados.
Si se cumplen estos puntos lo más pronto posible, efectivamente nadie entra a tus oficinas sin que sepan ustedes exáctamente quién es. Esto se ve muy bien en tus esfuerzos de prevención de lavado de dinero (PLD).
3. Jurídico
Recomendamos fuertemente que el área jurídica no realice la captura de la información de las personas. Consideramos que, adminsitrativamente, esto es un mal uso de recursos.
La labor dentro del sistema del área jurídica consideramos que es:
- Abrirle el expediente al cliente
- Generar su presupuesto (no importa si aún no se concreta la operación, recomendamos que se le abra el expediente al cliente, marcándo a la operación como un presupuesto dentro del sistema, y que se siga el proceso normal, al hacer esto podrás luego generar estadística de cuántas personas no se están quedando a hacer sus operaciones en tus oficinas)
- Darle seguimiento a la operación (con la herramienta de la línea del tiempo)
- Realizar la segunda búsqueda en los listados negros al día de la firma
- Cargar documentos necesarios al expediente (de la operación)
4. Contabilidad
En contabilidad lo que consideramos adecuado hacer dentro del sistema es:
- Recibir el dinero. Muchas veces son varias las personas (o áreas) que reciben los pagos de los clientes. Esto puede llevar a descontrol.
- Generar cheques (los pagos de impuestos a las entidades de gobierno, proveedores, etc.
- Generar las facturas y sus complementos
Si las demás áreas no cumplen su parte, es posible que toda la gestión del sistema recaiga en contabilidad. Esto es algo que recomendamos fuertemente se evite.
Candados Administrativos
Una mentalidad de: si no está en el sistema, no pasó
1. Captura Todo
Si tienes algo urgente que comunicar es muy fácil hablar por teléfono y decirlo. Sólo hay un problema con esto, no queda grabado para el futuro.
Recomendamos que se tome la mentalidad de: si no está en el sistema, no pasó.
¿Tienes algo urgente que comunicar? Mándaselo a tu compañer@ por medio de una notificación dentro de la etapa que necesitas .
2. En casos más extremos
Una medida un poco más severa, pero bastante efectiva es que el/la fedatario/a no firme nada si no están todos los recibos dentro del sistema.