En un mundo cada vez más digital y globalizado, la prestación de servicios profesionales también se ha adaptado a las nuevas tecnologías. Los notarios públicos y corredores públicos, quienes tradicionalmente han dependido de transacciones presenciales y documentos físicos, están aprovechando la revolución digital para ofrecer sus servicios en línea. En este artículo, exploraremos algunos pasos que un notario público o corredor público puede tomar para comenzar a brindar servicios en línea, garantizando la seguridad, la legalidad y la eficiencia en un entorno virtual.
Antes que nada, determina qué tan en línea estás dispuesto a convertir tu servicio
Como notario público o corredor público, es importante evaluar cuán dispuesto estás para ofrecer tus servicios en línea. Si bien la comunicación con los clientes a través de aplicaciones de mensajería como WhatsApp o recopilación de datos en línea puede ser una práctica común, la firma de documentos en línea puede requerir una consideración adicional. Es crucial sopesar la regulación actual en tu jurisdicción y la demanda de tus clientes para determinar hasta qué punto estás dispuesto a llevar tus servicios en línea.
Capturar información de clientes en línea mediante formularios
Los formularios en línea son herramientas digitales para recopilar información de manera estructurada en la web, reemplazando el papel y simplificando la recopilación de datos en diversos contextos, como registros, encuestas y solicitudes.
Este es uno de los pasos más fáciles de implementar y el primero que deberías considerar. Todo tipo de negocios ya lo hacen y es especialmente útil para los notarios públicos y corredores públicos, ya que manejan un volumen muy elevado de información personal en su operación.
Aquí hay algunas consideraciones al implementarlos:
- Amigables: Los formularios deben ser fáciles de completar y presentar una interfaz amigable para los clientes.
- Seguridad de datos: Asegúrate de que los formularios sean seguros y cumplan con las regulaciones de protección de datos.
- Verificación de identidad: Utiliza formularios para verificar la identidad de los clientes. Puede ser necesario solicitar copias escaneadas de documentos de identificación o utilizar preguntas de seguridad.
- Consentimiento y aprobación: Asegúrate de que los clientes comprendan y aprueben el uso de su información personal según las regulaciones aplicables.
Hay un sinfín de herramientas que te pueden ayudar a hacer esto (Typeform, JotForm, Google Forms), pero en Nuvigant te podemos ayudar a hacer este proceso más simple, ya que sabemos cuáles son tus necesidades como fedatario y tenemos formularios preestablecidos específicamente para ti. Agenda una demo sin compromiso con nosotros si te gustaría platicar más a fondo de esto.
Permítele a tus clientes agendar citas en línea
Muy probablemente ya estés utilizando alguna herramienta de calendario, por ejemplo la de Google Workspace o la de Microsoft Outlook. ¿Sabías que existen herramientas que te permiten compartirle una liga a tus clientes para que ellos mismos agenden en tu calendario alguna cita? Esto puede ser muy útil para la persona que lleve la parte comercial dentro de tu operación. Te invitamos a agendar en nuestro calendario para platicar sobre cómo podemos ayudarte a implementar todas estas tecnologías dando clic aquí.
Empieza a administrarte en línea
Es importante tener un lugar centralizado donde tengas un registro de todo lo que pasa en tu oficina. Esto puede ser desde una libreta física, un Excel o hasta un sistema en la nube que te ayude con esto. Algunas de las ventajas de los sistemas en la nube son:
- Tienes toda tu operación en un solo lugar al que puedes acceder de donde sea.
- Seguridad de la información: Si tu sistema está en la nube, no dependes de tu servidor o computadora personal.
- Servicio al cliente: El permitirle a tu equipo entero saber qué está pasando en todas tus operaciones les dará la posibilidad de atender a tus clientes de manera más puntual y eficiente.
- Integración con tus otras herramientas: Un software de gestión puede permitirte integrar todos tus procesos informáticos, como facturación o generación de documentos Word a partir de plantillas.
Hay muchos sistemas de administración, pero muy pocos se ajustan al trabajo de un fedatario público. Nuestro sistema de administración en la nube para fedatarios públicos te puede ayudar con eso. Te invitamos a ver una demo del sistema llenando este formulario.
Implementar firmas electrónicas y verificación de identidad
Las firmas electrónicas son una solución innovadora que permite a los clientes firmar documentos de manera electrónica, eliminando la necesidad de trámites en papel. A través de una plataforma de firma electrónica segura, los clientes pueden poner su firma de manera digital en los documentos pertinentes.
La legalidad de las firmas electrónicas puede ser un tema controversial en algunas jurisdicciones, pero estas son la clave final para permitir que tus clientes realicen todo el proceso en línea. México está avanzando en este tema y ya se han llevado a cabo firmas ante notario y corredor de constituciones de sociedad, fideicomisos e incluso compraventas de inmuebles de manera completamente remota.
Es fundamental mantenerse actualizado sobre las leyes y regulaciones en tu área y estar en conformidad con las mismas al implementar firmas electrónicas en tus servicios.
Promoción y marketing
De nada sirve hacer todos los pasos anteriores si nunca nadie visita tu página web. Utiliza estrategias de marketing digital, como publicidad en línea, redes sociales y optimización de motores de búsqueda, para aumentar la visibilidad de tu negocio en línea.
En conclusión, la prestación de servicios de notario público o corredor público en línea es una oportunidad emocionante para modernizar y expandir tu negocio. Sin embargo, es esencial que se sigan las regulaciones legales y que se garantice la seguridad y la autenticidad en cada transacción. Al adoptar la tecnología y desarrollar procesos sólidos, los notarios públicos y corredores públicos pueden brindar servicios en línea de manera eficiente y confiable.
En Nuvigant nos enfocamos en ayudar a los fedatarios públicos a empezar a incursionar en esta nueva era de tecnología. Te invitamos a agendar una demo con nosotros, donde podemos platicar sobre las diferentes funciones que quisieras digitalizar en tu operación.
