Habiendo platicado con cientos de fedatarios públicos, en lo que concierne a las leyes anti lavado me quedan claras dos cosas:
- Sigue siendo una de las principales preocupaciones en el día a día de los fedatarios.
- Cumplir con estas leyes en su totalidad sin tener que incurrir en costos administrativos y operacionales muy altos sigue siendo un reto para muchos.
Es por esto, que en este artículo, quiero compartirles algunas prácticas que he visto a través del tiempo que hacen cumplir con estas leyes muy sencillo y económico (o no tan caro por lo menos).
Empecemos por lo más sencillo:
Manual anti lavado
Es muy sencillo cumplir con esto, ya que es algo que sólo tienes que hacer una vez. Hoy en día hay cientos de manuales muestra en línea que puedes descargar sin ningún costo.
Es necesario al descargar estos manuales, que los modifiques y adecues a tu manera de trabajar.
Si aún no lo tienes te invitamos a descargar un manual de muestra que nosotros hemos creado dando click aquí.
Oficial de Cumplimiento
Curiosamente, aunque puede ser sencillo cumplir con este requerimiento, en mi experiencia este es uno de los que menos se cumplen.
Hay que tomar en cuenta que la UIF NO establece procedimientos específicos de certificación que se tengan que cumplir para tener a un oficial de cumplimiento.
La GAFI, sin embargo, establece claramente que esta persona debe de tener una posición de influencia dentro de la organización. Entonces lo que se puede hacer es designar a algún empleado sr. (o si es posible incluso al fedatario o director de la empresa) como el oficial de cumplimiento. Es imporante que esto quede documentado en el manual de procedimientos (del punto anterior).
Después esta persona debe de hacer algún tipo de capacitación y es aquí donde está lo ambiguo de este requerimiento. ¿Debería esta persona cursar una carrera completa de contabilidad con maestría en lavado de dinero? Puede hacerlo, pero sería como matar a una mosca con una bazuca.
Yo recomendaría lo siguiente:
- Como mínimo, leer las 40 recomendaciones de la GAFI, las puedes encontrar dando click aquí. Es una lectura rápida y en mi opinión, la empresa entera debería de leer este documento.
- Leer un libro internacional sobre el lavado de dinero, ya que entender a la PLD de una manera global te da una perspectiva más fuerte de porqué se hacen las cosas como se hacen. Les recomiendo el libro: Handbook of Anti-Money Laundering por Dennis Cox. Es un poco extenso, pero es excelente y muy informativo.
- Leer un libro nacional y si es posible relacionado directamente a tu nicho. Esto es importante ya que se entran en detalles más técnicos de lo que se necesita hacer.
- Si quieres llevar las cosas al siguiente nivel (aunque ya no lo considero necesario), se puede incluso obtener alguna certificación como la de ACAMS. Yo estoy actualmente cursando para obtener esa certificación y en verdad te hace entender como trabajar con la PLD mucho más a profundidad.
Acumulados
Este es un punto que me causa mucho conflicto en lo personal. En verdad no entiendo porque la UIF requiere este tipo de controles. Es fácil para un delincuente evitarlos y evita que la UIF reciba toda la información pertinente lo más pronto posible (ya pudieran ellos mismos después hacer sus acumulados). Pero bueno…
Aquí es donde se complica un poco más, ya que si no tienes algún sistema informático implementado de una manera adecuada que te los calcule automáticamente, tu carga de trabajo subirá considerablemente.
Algo que he visto que hacen en varios lados y la verdad me parece que es lo que debería de exigir la UIF, es que puedes ignorar los acumulados y simplemente mandar avisos de todo. La UIF ha dicho que no les fascina que se haga, pero más vale pedir perdón que pagar una multa por no dar avisos cuando eran requeridos.
Entonces, hasta donde yo les puedo decir, es eso o tener un sistema informático bien implementado que te ayude con eso. Pero el sistema lamentablemente no va a ser gratis, ya que nosotros los nerds de computadora también necesitamos dinero para vivir y hacer las cosas que regularmente hacemos…
Listados Negros
Otro punto que me causa mucho problema. La UIF en México, al momento de escribir este artículo, el único listado que exige que busquemos es el listado consolidado de sanciones de la ONU. Si buscas en otros listados, estrellita para ti, pero no es requerido.
Me parece obsceno que en un país como México se exija únicamente que se busque en un listado especializado en terroristas. Claro, no digo que el terrorismo no sea un problema espantoso, pero no es ni el problema número 1 ni el número 1,000 de México. Y claro, se ignoran todos los listados especializados en narcotráfico. Me parece un mal chiste y es un chiste que le causa carga administrativa a miles de negocio en el país. Pero bueno, así son las cosas y hay que cumplir.
Si en verdad no quieres pagar por alguna solución que haga esta búsqueda por ti, no veo porque no puedas hacer la búsqueda tú mism@ (ctrl + F) en los diferentes formatos que nos proporciona la ONU y después imprimir tu propia constancia de búsqueda.
Pero vamos, como lo único que necesitas es buscar en este único listado, ya el servicio lo puedes conseguir de manera muy económica. Contáctanos por la ventanilla de chat (abajo a la derecha) y con mucho gusto te platicamos sobre esto.
Si eres notario en México, entonces próximamente podrás buscar e imprimir tu constancia en un sistema que les facilitará el colegio de notarios.
Te dejo aquí las ligas de los diferentes formatos en que puedes encontrar el listado de la ONU:
Auditorías Internas o Externas y Entrenamiento
Muchos sabrán que tener auditorías periódicas para evaluar tus procesos anti lavado es otro requisito para cumplir con las leyes de la PLD.
Dependiendo del riesgo del tipo de negocio que manejes (se determina por factores como giro, ubicación, tipo de clientes…), estas auditorías pueden ser hechas de manera interna (si no es de alto riesgo tu negocio) y en muchos casos, tú mismo puedes decidir si tu negocio es de alto, mediano o bajo riesgo (si trabajas con casinos, lamento decirte que eres de alto riesgo, pero eso seguramente ya lo sabes).
Mi recomendación es que te definas a ti mismo como un negocio de mediano riesgo y hagas un procedimiento cada 6 meses donde la/el oficial de cumplimiento le lea el manual anti lavado al equipo (auditoría interna) y analice si sí se está cumpliendo con lo establecido en el manual.
Estas sesiones de igual manera las puedes usar para entrenamiento del personal, analizando cualquier cambio que se haya hecho a las leyes anti lavado y repasando las que ya existen.
Para puntos adicionales con la UIF, te invitamos a que le des click aquí, y compartas esa liga con tu personal. Ellos podrán escribir su correo ahí, y recibirán nuestra guía anti lavado, así como correos sobre el tema periódicamente actualizándolos con lo que hay que saber. Esto te puede ayudar en caso de una auditoría, ya que te proporciona una manera tangible de demostrar tu compromiso para que el equipo esté informado.
Esas son algunas de las cosas que he visto que pueden propulsar la operación de tu empresa hacia el cumplimiento de una manera sencilla. Si te interesa resolver esto de una manera aún más sencilla, te invitamos a visitar la página web de nuestra aplicación, que se enfoca en permitirte hacer todo esto y cumplir con estas leyes con la menor cantidad de clicks posibles.
Lo mejor de todo es que como nos gusta mucho la tecnología, estamos innovando constantemente, por ejemplo, para utilizar la aplicación, ya no necesitas comprar un servidor, ni mantener redes, ni pagar por licencias (es por medio de una suscripción, piensa en el Netflix del anti lavado). Tienes acceso a tu información sin importar donde estés, sólo con tener internet y con cualquier dispositivo y, según nuestros clientes, la app es muy fácil de usar y amigable (ya estamos en el 2020, así deberían de ser todos los sistemas). En verdad le quitamos lo difícil e intimidante a manejar un sistema informático.
Pero bueno, espero que este artículo les sea de utilidad y cualquier duda, comentario o sugerencia, nos pueden dejar un comentario en la parte de abajo o me pueden enviar un correo a [email protected]
¡Ánimo! Que ya mero es viernes.